Eerste sponsorinleg van 500 euro bij aanmelding
In het sponsorarrangement van de Run for KiKa New York zit een deel vaste kosten voor de reis, het hotel en het startbewijs.
De verhouding bij 5500 euro sponsoring is ongeveer 40% vaste kosten en 60% ten goede van KiKa. Als het je lukt om meer dan 5500 euro te werven, dan is dat natuurlijk des te beter. Als je de reis geheel of een gedeelte ervan zelf wilt betalen, dan kan je dat doen door jezelf te sponsoren.
Nadat je je aanmeldt, boeken wij een reis voor je bij het reisbureau ATP. Net als bij elke andere reis, moet er na aanmelding al direct een aanbetaling gedaan worden. Vandaar dat we bij aanmelding voor de Run for KiKa vragen een machtiging af te geven (of per IDEAL betaling) voor 500 euro. Dit is meteen de eerste inleg van je sponsorgeld.
De rest van de kosten voor de reis moeten (net zoals bij elke andere reis) al ruimschoots voordat de marathon plaatsvindt, worden voldaan. Deze betalingen zullen worden gedaan van het sponsorgeld dat je ophaalt. Vandaar dat we hieronder een indicatie geven van het minimale bedrag dat je per die datum als sponsoropbrengst zou moeten hebben ingezameld, zodat de vaste kosten gedekt kunnen worden.
Bij aanmelding - 500 euro
Op 1 juni 2012 - 3.000 euro *
Op 15 oktober 2012 - 5.500 euro
*Het is absoluut noodzakelijk dat je rond deze datum op ongeveer 3.000 euro sponsorgeld staat. In de zomermaanden is het lastig sponsors te werven en hoe meer de datum voor de marathon nadert, hoe meer je je met trainingen moet bezighouden.
ZORG DUS DAT JE BIJTIJDS MET HET WERVEN VAN SPONSORS BEGINT!
Nadat je eerste betaling geïncasseerd is, zal door ATP het officiële aanmeldingsformulier voor de marathon worden toegestuurd, waarop de verdere gegevens voor de vlucht, hotel, etc. ingevuld moeten worden. Stuur deze zo spoedig mogelijk retour, anders kunnen we je reis en startbewijs niet garanderen.
De sponsorbedragen moeten via je persoonlijke pagina op deze site gedoneerd worden. Dat wil niet zeggen dat je sponsorbedragen niet op een andere manier zou kunnen verzamelen. Op de site kan je een sponsorformulier downloaden, waarmee men een eenmalig incasso kan afgeven voor het bedrag waarmee ze jou willen sponsoren. Via de site kan je dan zelf deze bedragen invoeren onder ‘SPONSOR NU’. Zoek je eigen naam op en vul het sponsorformulier op de website in met de informatie van het sponsorformulier dat je hebt opgehaald en dan zal het bedrag automatisch bij de desbetreffende personen worden afgeschreven en bij jouw sponsortotaal worden opgeteld.
Bedrijven kunnen ook per IDEAL of een eenmalig incasso sponsoren en krijgen dan direct in de bevestiging een factuur meegestuurd. Indien dit problemen oplevert, bestaat er ook de mogelijkheid om het bedrag na ontvangst van een factuur over te maken.
Wat gebeurt er als je eerder af moet haken?
Als je meedoet aan de Run for KiKa New York, dan boeken wij voor jou een reis bij een reisbureau. Hieraan zijn dezelfde voorwaarden verbonden als dat je zelf een reis boekt bij een reisbureau. Indien je genoodzaakt bent om de reis voortijdig te annuleren, dan gelden de standaard annuleringsvoorwaarden van ATP. Deze zijn als volgt:
Bij annuleren tot 1 juni 2012 : 40% van de totale reissom
Bij annuleren van 1 juni tot 1 augustus 2012 : 60% van de totale reissom
Bij annuleren van 1 augustus tot 1 oktober 2012 : 85% van de totale reissom
Bij annuleren vanaf 1 oktober 2012 : 100% van de totale reissom
Let wel dat dit alleen om de kosten voor de reis gaat en niet over de kosten voor het startbewijs. Als je bijvoorbeeld in juni afhaakt en het sponsorgeld dat je opgehaald hebt niet toereikend is om de reiskosten te dekken, dan zal je van ATP een factuur ontvangen voor het resterende bedrag.
ONGEACHT WELK MOMENT JE EVENTUEEL DE REIS ANNULEERT, JE BENT ZELF ALTIJD VERANTWOORDELIJK VOOR DE GEMAAKTE REISKOSTEN!
Als je een annuleringsverzekering hebt afgesloten, gelden hier natuurlijk ook weer voorwaarden voor. Via ATP kan je ook een annuleringsverzekering afsluiten met een sportblessure clausule. Wij raden ook iedereen ten zeerste aan deze af te sluiten. Informeer voor de voorwaarden bij ATP (kika@atpi.com).
En wat als ik die 5500 euro niet haal?
Dat is de reden dat we hierboven aangeven dat je rond 1 juni minimaal 3000 euro bijeen moet hebben. Uiteraard volgen wij alle deelnemers en zullen we bijtijds contact met je opnemen als je erg achterblijft in je sponsoring. Op die manier kunnen we je nog bijtijds helpen als dat nodig mocht zijn.
WACHT NIET TE LANG MET HET WERVEN VAN SPONSORS. Als je teveel achterloopt in je sponsorgeld, zullen we genoodzaakt zijn je reis en startbewijs te annuleren en daar wordt niemand wijzer van.
Maar in principe gaan we er vanuit dat je het wel gaat halen. Het kan. Echt waar. De ervaring heeft geleerd dat juist de personen en/of bedrijven om je heen jouw initiatief enorm waarderen en jou graag hierin ondersteunen. Uiteraard moet je er wel zelf actief mee aan de slag. Op de site vind je ook een aantal sponsortips ter ondersteuning. En mocht je op een gegeven moment denken dat je niet genoeg bronnen hebt om je heen, neem bijtijds contact op met de organisatie. Samen kunnen we kijken of we op nieuwe ideeën kunnen komen.